Politique de confidentialité

LE CODE DE CONFIDENTIALITÉ DANS NOTRE CABINET DENTAIRE

Ce Code de confidentialité s’applique généralement pour toutes les données personnelles recueillies ou générées par le cabinet dentaire exploité par la Clinique dentaire Daher Inc. qui fournit des services dentaires professionnels comprenant le diagnostic, l’interprétation des radiographies produites par la filiale, les plans de traitements et les services professionnels bucco-dentaires au 5512 Chemin de la Côte-des-Neiges, Suite 201, Montréal, Québec H3T 1Y9 (le “Cabinet”. La filiale désigne les services de santé DCC Québec Inc. et/ou une société affiliée ou un agent qui fournit des services institutionnels de soins de santé y compris les services de laboratoire dentaire, de radiologie ou d’autres services diagnostiques, ainsi que l’exploitation d’établissements dentaires et de matériels dentaires.

Les données personnelles désignent toute information relative à un patient et permettant son identification. Les données personnelles de nos patients sont généralement recueillies directement auprès du patient ou auprès de la personne à sa charge. Occasionnellement, nous collectons les données personnelles d’un patient de sources différentes si nous avons préalablement obtenu le consentement du patient ou si la loi le permet.

La protection des données personnelles et de votre vie privée est un principe important dans la fourniture de soins de qualité pour nos patients. Nous comprenons l’importance de protéger vos données personnelles. Nous nous engageons à collecter, à utiliser et à divulguer vos données personnelles de manière responsable et en respectant la loi. Nous voulons aussi être transparent sur la manière dont nous gérons vos données personnelles.

Ce cabinet a développé ce Code de confidentialité pour fournir une description générale de nos pratiques d’information et de communication, sur la manière d’obtenir un accès à vos données personnelles, de corriger une information incorrecte et de déposer une plainte auprès de notre cabinet ou auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec. Comme les règles portant sur la collection, l’utilisation et la divulgation des données personnelles peuvent changer, nos pratiques évolueront et s’adapteront à ces changements et des amendements peuvent être ainsi ajoutés de temps en temps à ce Code de confidentialité.

Nous vous demandons de contacter notre Responsable de la confidentialité pour toute question ou inquiétude que vous pourriez avoir à propos de ce Code de confidentialité ou de sa mise en œuvre.

CADRE JURIDIQUE

Le cabinet est sujet à une loi pour le respect de la protection des données personnelles dans le secteur privé (Québec) ayant pris effet en 1994, à une loi établissant un cadre juridique pour les informations technologiques ayant pris effet en 2001, au Code de déontologie des dentistes, et aussi à d’autres réglementations pertinentes relative à la gestion des dossiers des patients ( Loi sur la protection des renseignements). [lc1] Par ailleurs, la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) a pris effet le 1er juillet 2014 et réglemente la manière dont les commerces et les individus communiquent par voie électronique avec des tiers.

APERÇU DE LA POLITIQUE ANTI-POURRIEL

Lorsque nous communiquons avec vous, nous pouvons le faire via des moyens électroniques, tels que les courriels. Vous pouvez toujours limiter les communications que notre cabinet vous envoie. Pour vous désabonner des courriels commerciaux, vous devez simplement cliquer sur «désabonnement » ou «refus» [lc1] en bas de page d’un courriel à caractère commercial. Veuillez noter que si vous vous désabonnez des communications promotionnelles, nous aurions toujours besoin d’être en contact avec vous pour toute information à propos de votre compte. Si vous avez des questions quant à vos choix ou si vous avez besoin d’assistance pour le désabonnement, veuillez contacter notre Responsable de la Confidentialité (voir la section intitulée « Nous contacter » pour des détails). Au cas où notre cabinet envoie par inadvertance un MEC sans votre consentement, nous nous engageons à enquêter sur tous ces cas et à assister les employés ou les responsables impliqués en renouvelant leur compréhension et leur connaissance de notre responsabilité en matière de conformité. 

PRINCIPES DE GESTION DE L’INFORMATION PERSONNELLE

Responsabilité

La responsabilité de la conformité avec les Lois de confidentialité de ce cabinet incombe à notre Responsable de la Confidentialité même si d’autres employés de ce cabinet peuvent être responsables de la collecte et du traitement quotidiens des données personnelles.

Notre personnel est informé de l’importance de votre vie privée et reçoit une formation sur la gestion de vos données personnelles.

Notre cabinet est composé de nombreuses personnes qui travaillent ensemble pour s'assurer que nos patients et nos clients reçoivent des soins appropriés. À notre cabinet, les services dentaires ou orthodontiques professionnels peuvent être effectués par des fournisseurs de services. Tous les services de soins de santé institutionnels exécutés au cabinet sont fournis par notre filiale. Pour faciliter la capacité de notre filiale à assumer ses responsabilités, vos données personnelles peuvent être divulguées, utilisées et collectées par notre filiale.

Toute action de notre filiale concernant vos données personnelles doit être en conformité avec ce Code de confidentialité et les Lois de protection des renseignements personnels applicables. En fournissant vos données personnelles à ce cabinet, vous consentez à leurs utilisations par nous-même, nos fournisseurs de services et notre filiale. Nous avons autorisé notre filiale à collecter, à utiliser, à divulguer, à conserver ou à disposer des données personnelles de nos patients que nous pouvons collecter, utiliser, divulguer, conserver ou effacer, à condition que ses actions ne soient pas contraires aux limites imposées par les Lois sur la protection des renseignements personnels ou toute autre loi applicable. Nous avons informé notre filiale de ses devoirs en vertu des lois sur la protection des renseignements personnels et des autres lois applicables.

Ce cabinet est responsable des données personnelles en notre possession ou sous notre garde, y compris les données personnelles qui ont été transférées à des fins de traitement par un tiers.

Notre cabinet met en œuvre des politiques et des pratiques pour donner effet aux principes de collection, d’utilisation et de divulgation des données personnelles, y compris :

  • la mise en oeuvre de politiques de protection des données personnelles;
  • la formation du personnel sur le Code de confidentialité et sur nos pratiques;
  • l’établissement de procédures afin de recevoir et d’écouter les plaintes et les demandes quant aux données personnelles; 
  • le développement de notices d’information pour expliquer le Code de confidentialité et les procédures sur la vie privée

Identifications des raisons de la collecte d’information

Les raisons pour lesquelles les données personnelles sont collectées seront identifiées avant leur collecte ou durant celle-ci

Ce cabinet collecte des données personnelles qui sont raisonnablement appropriées dans les circonstances de la réalisation des objectifs de notre cabinet ainsi que permis par les lois applicables pour les raisons suivantes:

  • fournir des soins sûr et efficaces au patient;
  • identifier et s’assurer d’un service continu de haute qualité;
  • évaluer vos besoins de santé;
  • vous conseiller sur les options de traitement;
  • nous permettre de vous contacter;
  • fournir des soins de santé;
  • établir et maintenir la communication avec vous, y compris distribuer des informations de soins de santé, réserver et confirmer les rendez-vous;
  • offrir des traitements, des soins et des services quant à la santé bucco-dentaire et maxillo-faciale ainsi que les soins dentaires plus généralement;
  • communiquer avec d’autres fournisseurs de soins de santé, y compris les spécialistes et les dentistes généralistes, qui sont les dentistes et/ou les dentistes périphériques référés;
  • pour l’enseignement et les démonstrations sur une base anonyme;to allow us to efficiently follow-up for treatment, care and billing;
  • nous permettre un suivi efficace des traitements, des soins et des paiements;
  • remplir et soumettre des demandes de soins dentaires et de services de santé à des fins d’adjudication et de paiement par un tiers;
  • la livraison des dossiers de santé des patients lorsque la loi l’exige;
  • se conformer aux accords/engagements conclus volontairement par ce cabinet ou un fournisseur de services à des fins de contrôle et de régulation;
  • permettre aux acheteurs potentiels, aux courtiers et aux conseillers d’évaluer ce cabinet y compris pour un audit sur une base confidentielle;
  • fournir votre dossier aux compagnies d’assurance pour leur permettre d’évaluer les responsabilités et de quantifier les dommages;
  • préparer les documents requis par les lois applicables,
  • gérer les patients et les comptes clients, y compris la facturation, le traitement des paiements par carte de crédit et la collecte des comptes impayés;
  • communiquer avec les compagnies d’assurance et traiter vos requêtes;
  • pour des raisons de gestion interne comme la planification, l’allocation des ressources, la politique de développement, l’amélioration de la qualité, la surveillance, l’audit, l’évaluation, les comptes rendus, l’obtention et la réception des paiements pour les soins de santé et la gestion des ressources humaines; et
  • se conformer de manière générale aux Lois de de protection des renseignements personnels et à toute autre obligation applicable.

Lorsque ce cabinet collecte les informations confidentielles, nous collecterons seulement les données personnelles nécessaires aux objectifs identifiés avant ou pendant la collecte.

Lorsque les données personnelles ont été collectées et doivent être utilisées ou divulguées pour des raisons non identifiées auparavant, le nouvel objectif sera identifié préalablement à son utilisation ou à sa divulgation. Votre consentement sera obtenu avant l’utilisation ou la divulgation de données personnelles à de telles  fins.

Lorsque vous signez le formulaire du consentement du patient, vous serez considéré comme ayant pleinement compris et accepté la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos informations confidentielles par le cabinet pour les objectifs spécifiés, dans tous les cas assujettis au Code de confidentialité et aux Lois de protections des renseignements personnels.

Consentement

Nous réclamons le consentement de nos patients avant la possible collecte, utilisation ou divulgation des données personnelles. Les Lois sur la protection des renseignements personnels fournissent aussi des cas où nous pouvons collecter, utiliser ou divulguer des données personnelles sans votre consentement.

Afin que les principes de consentement soient respectés, notre cabinet a mis en place des efforts raisonnables pour s’assurer que vous êtes informé des raisons pour lesquelles vos données personnelles sont utilisées et que vous comprenez ces raisons.

Nos protocoles existants pour la soumission électronique de réclamations dentaires requièrent la signature d’un fichier. Un consentement spécifique peut être requis pour des requêtes additionnelles provenant des assureurs. Ce consentement doit être collecté au temps ou de manière conjointe avec la prédétermination des services étendus, à condition que la portée des données personnelles révélées soit divulguée. En cas de doute, les données personnelles doivent vous être révélées directement à votre examen et soumission.

Votre consentement pour la collecte, l’utilisation et la divulgation des données personnelles peut être donné de diverses façons, telles que:

  • la signature d’un formulaire des antécédents médicaux;
  • le courriel;
  • la signature d’un formulaire d’introduction;
  • une communication téléphonique et sa retranscription;
  • la correspondance écrite.

Sauf restriction légale, vous pouvez retirer votre consentement moyennant un préavis raisonnable pour notre cabinet.

Pour les enfants, un parent ou un autre tuteur légal peut consentir à la collecte, l'utilisation ou la divulgation de leurs données personnelles même si l'enfant est capable.

Lorsque notre cabinet a besoin d’un consentement pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation des données personnelles d’un enfant, nous pouvons l’obtenir de l’enfant s’il est capable ou d’un parent ou autre tuteur légal (mais pas le parent ayant un droit de visite, à moins qu’un tel parent ait été autorisé légalement à la place du parent gardien pour prendre des décisions sur l’information).

Dans certaines circonstances, les données personnelles peuvent être collectés, utilisés ou divulgués sans consentement. Ces circonstances exceptionnelles peuvent inclure:

  • lorsque il est clairement dans l’intérêt de l’individu et que son consentement ne peut pas être obtenu à temps, telles que les urgences, lorsque la vie, la santé ou la sécurité de l’individu est menacée, ou lorsque les raisons légales, médicales ou de sécurité rendent impossible ou irréalisable l’obtention du consentement;
  • lorsque les renseignements sont collectés, utilisés ou partagés pour la détection, la prévention ou la remédiation, la violation d’un accord, la fraude ou toute autre activité illégale, et la collection du consentement peut aller à l’encontre de l’objectif de la collecte de l’information;
  • la perception d’une dette; et
  • se conformer à une citation à comparaître, à un mandat ou à une autre ordonnance du tribunal, ou conformément à la loi ou à un organisme de réglementation compétent.

Pour en savoir plus sur la manière dont notre cabinet peut partager vos données personnelles, veuillez-vous référer à la section sur le partage de vos données personnelles ci-dessous.

Le partage de vos données personnelles

Vos données personnelles peuvent être mises à disposition à des tiers ou à des prestataires de services par notre cabinet afin de remplir les objectifs pour lesquels ils ont été collectés ou tels que définis dans ce Code de confidentialité. Nous pouvons partager vos données personnelles lorsque cela est autorisé par la loi ou comme suit:

  • Les fournisseurs de services tiers ou affiliés. Nous pouvons engager des fournisseurs de services, qui peuvent être des filiales, pour effectuer des services en notre nom. Cela peut inclure, sans limitation, une personne ou une organisation retenue par le cabinet afin d’effectuer des travaux en son nom, y compris pour la collecte des comptes clients, la vérification du crédit client, l'installation des services et le contrôle qualité. Nous leur fournissons une quantité limitée d'informations qui leur est nécessaire pour fournir les services requis. Il leur est interdit d'utiliser les informations à d'autres fins que celles de faciliter et d'exécuter les services qu’ils se sont engagés à fournir. Ces fournisseurs de services ne sont pas autorisés à divulguer cette information à d'autres. Notre cabinet s'efforcera de protéger les données personnelles divulguées à des tiers au moyen d'accords contractuels exigeant que ces tiers respectent les procédures de confidentialité et de sécurité et leurs protections qui sont, au minimum, équivalentes à celles utilisées par le cabinet lui-même.
  • Comme permis ou requis par la loi. De temps en temps, notre cabinet peut être contraint de divulguer des données personnelles en réponse à une loi, à un règlement, à une ordonnance de la cour, à une citation à comparaître, à une demande valide, à un mandat de perquisition, à une enquête gouvernementale ou à toute autre demande ou enquête valide. Nous pouvons également divulguer des informations à nos comptables, à nos contrôleurs de gestion, à nos agents et à nos avocats dans le cadre de l'application ou de la protection de nos droits légaux. Nous pouvons divulguer certaines données personnelles lorsque nous avons des motifs raisonnables de croire qu'une telle divulgation est raisonnablement nécessaire pour protéger les droits, la propriété et la sécurité d'autrui et de nous-mêmes, conformément à la loi ou comme l'autorise la loi.
  • Les transactions commerciales. Nous pouvons divulguer des renseignements personnels à un tiers dans le cadre d'une vente ou d'un transfert d'entreprise ou d'actifs, d'une fusion, d'une réorganisation ou d'un financement de parts de notre entreprise. Cependant, dans le cas où la transaction est terminée, vos données personnelles resteront protégées par les Lois de protection des renseignements personnels applicables. Dans le cas d’une transaction non achevée, nous demanderons à l'autre partie de ne pas utiliser ou divulguer vos données personnelles de quelque manière que ce soit et de supprimer complètement ces informations.

Seuls les employés de notre cabinet ou les contractuels tiers de confiance et qui ont besoin d'un accès pour des raisons professionnelles ou dont les fonctions l'exigent raisonnablement, auront accès aux données personnelles des patients.

Les transferts transfrontaliers

Ce cabinet et nos filiales peuvent effectuer des activités à l'extérieur du Canada par l'intermédiaire d'agents tiers. Vous reconnaissez et acceptez qu'en conséquence, vos données personnelles peuvent être traitées, utilisées, stockées ou consultées dans d'autres pays, auquel cas vos données personnelles peuvent être soumises à ces lois étrangères. Par exemple, vos données personnelles peuvent être divulguées en réponse à des demandes valides ou à des demandes des autorités gouvernementales, des tribunaux ou de l'application de la loi dans ces autres pays.

La conservation

Notre bureau a mis en place des protocoles pour la conservation des données personnelles, qui sont conformes aux lois, aux règlements et aux lignes directrices applicables en matière de protection de la vie privée applicables dans notre cabinet.

L’exactitude des données personnelles

Ce cabinet s'efforce de s'assurer que vos données personnelles sont aussi exactes, complètes et à jour que nécessaire pour les raisons pour lesquelles elles sont destinées. La mesure dans laquelle vos données personnelles sont exactes, complètes et à jour dépendra de l'utilisation des données personnelles en tout temps et tout en tenant compte de l'intérêt de nos patients.

Si vos données personnelles changent ou si vous croyez que les données personnelles conservées par notre cabinet sont inexactes, nous vous demandons de communiquer avec notre cabinet pour que les renseignements soient mis à jour ou corrigés.

La protection des données personnelles

Le personnel de notre cabinet est conscient de l'importance du maintien de la confidentialité de vos données personnelles. Nous avons pris des mesures appropriées pour protéger vos données personnelles.

Ces mesures de protection sont en place pour protéger vos données personnelles contre la perte ou le vol, ainsi que l'accès non autorisé, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification.

Vos données personnelles sont protégées, qu'elles soient enregistrées sur papier ou par voie électronique et des précautions sont prises pour en prendre soin et les détruire afin d'empêcher tout accès non autorisé à tout moment pendant que nous en prenons soin et que nous les contrôlons.

L’accès du patient aux données personnelles

Par demande écrite et avec un préavis raisonnable, vous serez informé de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de vos données personnelles, et vous aurez accès à celles-ci.

Par demande écrite et avec un préavis raisonnable, notre cabinet vous fournira un compte rendu sur la manière dont vos données personnelles ont été utilisées, y compris les divulgations par des tiers. En fournissant cette information, nous essaierons d'être aussi précis que possible. Nous répondrons à votre demande dans un délai raisonnable, dans tous les cas dans un délai de trente (30) jours et à un coût minime ou nul pour vous. La demande de renseignements sera fournie ou rendue disponible sous une forme généralement compréhensible. Par demande écrite et avec un préavis raisonnable, notre cabinet vous fournira un compte rendu sur la manière dont vos données personnelles ont été utilisées, y compris les divulgations par des tiers. En fournissant cette information, nous essaierons d'être aussi précis que possible. Nous répondrons à votre demande dans un délai raisonnable, dans tous les cas dans un délai de trente (30) jours et à un coût minime ou nul pour vous. La demande de renseignements sera fournie ou rendue disponible sous une forme généralement compréhensible.

Vous êtes libre de contester l'exactitude et l'exhaustivité de vos données personnelles et de demander qu'elles soient modifiées, amendées ou changées. Quand une contestation n'est pas résolue avec votre satisfaction, nous enregistrons l’essence de la contestation non résolue en conséquence. Le cas échéant, l'existence de la contestation non résolue doit être transmise à des tiers ayant accès aux données personnelles en question. Cette divulgation peut être appropriée lorsqu'un dentiste a été contesté à propos de la modification d’une date de service ou des services rendus sous étude pour des prestations d'assurance.

Conformité exigeante

Vous serez en mesure de contester la conformité de ces principes avec le Responsable de la confidentialité qui est responsable de la conformité aux lois sur la protection des renseignements personnels ainsi que d'autres lois et règlements pouvant s'appliquer à notre cabinet. Notre cabinet a mis en place des procédures pour recevoir et répondre à vos plaintes ou à vos demandes de renseignement. Les procédures sont facilement accessibles et simples d’utilisation.

Notre cabinet a l'obligation d'informer nos patients qui souhaitent savoir comment accéder au traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels dans notre cabinet et sur la façon d'accéder à ce même traitement. Le Responsable de la confidentialité mènera une enquête pour chaque plainte écrite déposée auprès du cabinet.

Si une plainte est jugée justifiée, le Responsable de la confidentialité prendra les mesures appropriées, y compris, au besoin, en modifiant les politiques et les pratiques.

Mise à jour du Code de confidentialité

Toute modification de nos normes de confidentialité et de nos pratiques de traitement de l'information sera retranscrite dans le présent Code de confidentialité au moment opportun et, si les modifications sont importantes, nous fournirons un avis plus visible. Notre cabinet se réserve le droit de modifier, d'ajouter ou de supprimer des parties de ce Code de confidentialité à tout moment.

Pour déterminer quand ce Code de Confidentialité a été mis à jour pour la dernière fois, veuillez vous référer à la date de modification au bas de ce Code de confidentialité.

Nous contacter

Notre Responsable de la confidentialité est notre affilié. Pour en savoir plus à propos de la protection des renseignements personnels ou sur nos pratiques de communication, ou encore pour nous faire part d’une inquiétude quant à nos pratiques, vous devez contacter notre affilié au :

181 Bay Street, Suite #2600
Toronto, Ontario
M5J 2T3

A l’attention de : Guy Amini, Directeur juridique

You have the right to complain to the Québec Commission d'accès à l'information if you think our Office has violated your privacy rights.

Dernière mise à jour en avril 2016.

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